iklan

Membuat Mail Merge dalam Microsoft Word

Membuat Mail Merge dalam Microsoft Word

Membuat Mail Merge dalam Microsoft Word

Mail Merge merupakan sebuah Tools yang sangat bermanfaat, fungsi dari Mail Merge adalah untuk membuat satu data yang mempunyai format bentuk yang sama akan tetapi berbeda isinya, maksudnya adalah seperti kita membuat sertifikat kursus komputer misalnya, pasti bentuk format sertifikat tersebut sama, akan tetapi isi ( nama, nilia, nomer pelajar) berbeda satu sama lain. data yang akan kita buat dengan mail merge bermacam macam data  ini bisa sertifikat, undangan, piagam, ijasah dll, sedangkan isinya biasanya berupa nama, alamat, Nomor tertentu dll.

Cara Pembuatan Mail Merge 

Mail Merge bisa dibuat dengan syarat data sumber yang sudah ada dan tempat untuk Mail Merge yang sudah ada atau yang sering disebut dengan documen Master data ini lah yang berbeda antara yang satu atau yang lain atau disebut isi dari mail merge, data berupa tabel, sedangkan tempat untuk Mail Merge biasanya berupa surat, udangan, sertifikat, Piagam dll.

Pembuatan Mail Merge yang belum mempunyai sumber data ( isi dari Mail Merge)

1. Pastikan kita sudah mempunyai tempat untuk membuat Mail Merge atau sering disebut dengan Dokumen Master. Ingat document inilah yang mempunyai format yang sama antara data yang satu dengan yang lain. Data ini bisa berupa sertifikat, nomer ujian, dll. Perhatikan gambar dibawah ini , gambar dibawah ini menunjukkan bagian dari dokumen master

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

2 . Yang kedua kita harus membuat Data Source/ sumber data misalnya seperti ini
Dan ingat kita belum mempunyai tabel diatas, kita Cuma sudah mempunyai angan-angan dalam pikiran kita.

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

 

 

 

 

3 . Setelah kita mempunyai dua data diatas, kita bisa langsung membuat Mail Merge, caranya Klik Menu Mailings, kemudian Pilih Select Recipients, kemudian Pilih Type New Lists, sepeti gambar dibawah ini.

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

 

 

 

 

 

 

4.  Kemudian kita akan menemuai gamabar seeperti dibawah ini, setelah itu klik Customize Columns ,  

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

5. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini, hapus semua Fields name, caranya dengan mengklik Field Name tersebut kemudian tekan Delete, setelah itu akan muncul kalimat “ Are You sure you want to delete field “ title”? any information in this field will be deleted as well.”jawab dengan “Yes” ,  Kemudian klik OK. Ingat data ini merupakan yang akan kita sebut sebagai Document Source atau sisi dari mail merge, mengingat kita akan mengisi mail merge kita dengan data yaitu nama pekerjaandan umur maka hapuslah semua data data itu.  Lakukan Langkah-langkah untuk menghapus Fields tersebut sehingga kolom Fields tersebut kosong.

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

6. Setelah tampilan Customize Address List kosong, isilah bagian Field Name, sesuai dengan kebutuhan kita, kita akan mengisi Field Name dengan “NAMA”, “ PEKERJAAN” dan “UMUR”, caranya dengan menekan Tombol ADD, akan muncul kotakan Add Field, isilah kotakan ini di bagaina Type a name for your field, kemudian klik OK, isikan semua data yang kita perlukan setelah itu klik OK .

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

7 . Setelah itu akan muncul tampilan seperti dibawah ini, isilah Kolom Nama, Pekerjaan dan Umur, untuk pengisian setelah selesai mengisi satu baris klik New entry, isilah hingga selesai kemudian klik ok. Setelah itu simpan dengan nama yang mudah diingat,

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

8 . Itu tadi merupakan langkah-langkah membuat data source, berikut ini akan dijelaskan langkah selanjutnya yaitu kembali lagi ke documen master. Kemudian klik Mailings, terus klik Select Recipents, kemudian klik Using Existing Lists. setelah itu pilih Documen Master yang kita buat tadi. Sehingga Insert Merge Field terbuka seperti gambar dibawah ini.

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

9 . Kemdudian isilah Data Master dengan isian di menu “Insert Merge Field”. Cara mengisinya dengan meletakkan pointer Mouse di data Master yang akan diisi kemudian klik sesuai dengan isinya setelah itu klik insert. Seperti pada gambar dibawah ini.

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

10. Setelah semua data documen Master terisi semuanya. Kemudian klik Finish Merge kemudian klik Edit Individual Documents. Seperti gambar dibawah ini

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

11. Setelah itu kita akan melihat menu sepert di bawah ini, kemudian klik all, setelah itu klik OK.MAKA KITA AKAN MEMPUNYAI TIGA LEMBAR MASING MASING YANG MEMPUNYAI NAMA ADI ALI DAN ANDI, begitulah cara kerja Mail Merge dalam Microsoft Power Point

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

 MEMBUAT MAIL MERGE KETIKA KITA SUDAH MEMPUNYAI SUMBER DATA

Disini saya akan memberikan tutorial membuat Mail Merge yang sudah ada datanya, data yang saya gunakan adalah sebuah tabel dari microsoft Word, tabel tersebut akan saya gunakan sebagai Data Souerces. Langkah-langkah nya adalah sebagai berikut.

1. Klik Mailings, kemudian Klik Select Recipients, setelah itu pilih Use Existing List. Seperti pada gambar dibawah ini.

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

2. Kemudian buka data yang akan kita gunakan sebagai Data Source, cara ini memang lebih Mudah. Ingat data Source yang kita buat harus dalam keadaan tersimpan dan data tersebut tidak sedang aktif/terbuka, seperti pada gambar dibawah ini

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

3. setelah itu maka kita dapat menggunakan Insert Merge Field, kemudian isikan data yang sesuai dengan langkah seperti biasa mengisi Mail Merge, pengisian harus sesuai dengan data yang dimaksud, seperti pada gambar dibawah ini

Membuat Mail  Merge dalam Microsoft Word

4. Setelah itu klik Finish Merge,

5. Klik Edit Individual Document

6. Kemudian klik OK

0 Response to "Membuat Mail Merge dalam Microsoft Word "

Post a Comment

iklan